Cette page propose des documents de travail, guides et procédures pour la gestion des archives.
Législation régissant le cycle de vie des documents (LIPAD/LArch)
Comment s’articulent l’obligation de suppression des données personnelles dont le traitement n’est plus nécessaire et l’obligation d’archivage de certains documents ? Le respect des exigences énoncées, d’une part, par la loi du 1er décembre 2000 sur les archives publiques (LArch) et, d’autre part, par la loi du 5 octobre 2001 sur l’information du public, l’accès aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD) peut parfois s’avérer malaisé. La fiche informative ci-dessous ainsi que ses annexes (schémas) ont pour objectif de répondre à cette question.
- Fiche informative: l’archivage et la destruction de l’information
- Schéma du cycle de vie des documents
- Schéma du cycle de vie des documents – version avec références juridiques
Mieux gérer ses dossiers administratifs
Nos bureaux sont envahis de documents papier, les données électroniques surchargent les serveurs et nous perdons souvent beaucoup de temps à rechercher des informations. Les fiches contenues dans ce document ont été conçues dans le but de faciliter le travail quotidien; elles se veulent une aide concrète pour améliorer la gestion des dossiers.
Procédures pour les versements aux AEG
Ce document a pour but de fournir aux institutions publiques des lignes directrices sur la manière de préparer les dossiers et l’inventaire accompagnant ces dossiers en vue d’un versement aux AEG.
Recueil des durées de conservation des documents de gestion (calendrier de conservation)
Ce recueil a été établi à l’intention des archivistes des institutions publiques genevoises. Il se veut le plus exhaustif possible et repose sur une liste de documents, séries de pièces ou de dossiers communs à tous les services. Ce document forme une recommandation visant à l’uniformisation des pratiques relatives au traitement des documents de gestion qui se retrouvent en général dans tous les départements, de leur création ou réception jusqu’à leur destruction ou conservation. Cette recommandation a également pour objectif de systématiser la conservation et l’élimination des documents par l’application du calendrier de conservation, de structurer le classement des documents actifs, semi-actifs et inactifs, et d’assurer la protection des documents ayant une valeur historique, administrative ou légale.
- 1. Introduction
- 2. Recueil des durées de conservation des documents de gestion
- 2.1. Recueil des durées de conservation. Index alphabétique
- 3. Calendrier de conservation des dossiers du personnel permanent. Note explicative
- 4. Directive transversale concernant les dossiers du personnel, y compris calendrier de conservation (Annexe B)
- 5. Calendrier de conservation des dossiers du contrôle interne et de la gestion des risques Etat
- 6. Calendrier de conservation du Collège spécialisé de logistique
Calendrier de conservation des archives des conférences et commissions intercantonales et transfrontalières
- Calendrier de conservation relatif aux archives des conférences et commissions intercantonales
- Calendrier de conservation relatif aux commissions transfrontalières
Indexation : règles pour la saisie des noms de personnes, de collectivités, des noms communs et par types de documents (typologie)
- Règles de saisie pour les noms de personnes
- Règles de saisie pour les noms de collectivités
- Noms communs. Liste des termes descripteurs des principales activités de gestion communes à l’ensemble de l’administration
- Noms communs. Liste des termes retenus, par fonctions
- Noms communs. Liste des termes retenus, par ordre alphabétique
- Typologie des principaux documents produits par l’administration cantonale genevoise. Introduction
- Typologie des principaux documents produits par l’administration cantonale genevoise. Définitions
