Petit guide pour le versement d’archives privées
Les Archives d’Etat de Genève conservent des fonds d’archives de familles et archives privées– soit tous documents d’archives, produits ou reçus par des individus, des familles, des associations, des entreprises, des partis politiques, des syndicats, etc., et par toute autre institution privée ou organisme non public.
Comment procéder si vous souhaitez donner ou déposer vos archives aux AEG ?
Les AEG reçoivent principalement des archives sur support papier (cahiers, répertoires, registres, plans…).
Dans un premier temps, un archiviste évalue l’intérêt historique, culturel, économique, social ou politique des documents. Après cette évaluation, les AEG décident d’accueillir le fonds dans sa totalité, en partie ou de le refuser.
Sous quelles formes pouvez-vous verser vos archives aux AEG ?
Un fonds privé peut être remis aux AEG sous forme de don, dépôt, legs ou dation en paiement, assorti d’éventuelles restrictions de consultation définies dans une convention. A partir du moment où les documents sont dans les locaux des AEG, leur consultation se fait dans le respect du règlement de la salle de lecture (commande de documents au moyen des fiches et distribution aux heures prévues) y compris par le donateur ou le déposant.
- Don
Un don d’archives privées implique la donation du fonds en toute propriété aux AEG. Toutefois, des conditions temporaires peuvent éventuellement être fixées par un accord entre les AEG et le donateur, ou par une convention précisant notamment les conditions de consultation et de reproduction. - Dépôt
Lorsque les AEG acceptent le dépôt d’un fonds d’archives privées, le déposant reste propriétaire des documents. Une convention est établie entre celui-ci et les AEG, afin de préciser les conditions de consultation, de reproduction et de l’éventuel retrait du fonds. - Legs
Le legs d’archives est une forme particulière de don qui figure dans les dernières volontés d’un individu et dont les conditions sont fixées dans un testament. Les AEG deviennent alors propriétaire des documents légués. - Dation en paiement
En faisant une demande à l’administration fiscale cantonale, les héritiers ont la possibilité de s’acquitter d’une partie des droits de succession en remettant un fonds d’archives aux AEG. Leur demande est alors transmise à la commission d’agrément qui évalue la valeur historique ou scientifique des documents (Loi sur la dation en paiement D 3 35).
Quelles sont les conditions financières d’un versement aux AEG ?
Le dépôt, comme le don, est gratuit, excepté dans le cas du retrait d’un fonds déposé. Les AEG se réservent alors le droit de facturer les frais de classement, de conditionnement, de restauration et d’entreposage du fonds dans leurs locaux.
Comment conditionner et classer vos archives ?
En vue d’un versement, un archiviste peut vous fournir des conseils dans la manière de préparer un fonds d’archives.
Quelques conseils pour préserver vos archives:
- Enlever les trombones, agrafes et autres objets métalliques
- Mettre à plat les documents qui sont pliés et rouler ceux de grande taille
- Conserver tous les documents dans des boîtes rigides ou des enveloppes en papier, si possible non acides
- Eviter les contenants en plastique ou les classeurs à anneaux métalliques
- Identifier chaque document (intitulé, auteur, date, nombre de pièces)
- Classer les documents par série (type) dans un ordre chronologique:
- archives d’une association: statuts, rapports annuels, procès-verbaux, rapports des vérificateurs des comptes, correspondance, dossiers matières
- archives de famille: généalogie, actes notariés, correspondance, diplômes, photographies, etc.
- Dresser une liste des documents que vous désirez verser aux AEG en donnant à chacun une cote (un numéro) afin de les retrouver.
A quoi les AEG s’engagent-elles ?
Les AEG s’engagent à conserver les fonds qui leur sont confiés dans les même conditions que les fonds de l’administration. Dans la mesure du possible, les AEG reconditionnent les archives et réalisent les inventaires. Il est toutefois préférable que les fonds soient classés et triés avant leur versement. Si l’inventaire est réalisé par les AEG, une copie est remise au donateur ou déposant. Sauf avis contraire, les inventaires sont consultables sur le site internet des AEG.
Pour en savoir plus :
Archives privées, un patrimoine méconnu. Petit guide à l’usage des propriétaires, publication de l’Association des archivistes français, Paris, 2005.
