Présentation

Les institutions publiques constituent et gèrent leurs archives conformément aux dispositions de la Loi sur les archives publiques du 1er septembre 2000 (LAP) et de son règlement d’application, ainsi qu’aux directives des Archives d’Etat (AEG). Elles ne peuvent détruire des archives sans l’autorisation des AEG, auxquelles elles doivent proposer le versement de tous les documents dont elles n’ont plus besoin en permanence, pour autant qu’elles ne soient pas chargées de les archiver elles-mêmes.

Les AEG veillent au respect de ces dispositions. Elles peuvent se rendre dans les institutions publiques pour y contrôler l’état de conservation et le classement des documents et en évaluer la valeur archivistique.

Elles sont également chargées d’édicter, à l’intention des institutions publiques, des directives sur la constitution, la gestion et la conservation des archives.

Les AEG ont pour autre compétence de rendre accessibles les fonds d’archives, aussi bien pour les besoins administratifs que pour la recherche historique, et d’oeuvrer à leur mise en valeur.

Ces différentes missions sont menées à bien par les moyens suivants:

Evaluation
Appréciation de la valeur des documents, tri déterminant le sort des documents à partir de leur valeur administrative, fiscale, légale, probatoire et informative

Versement
Opération par laquelle la conservation d’archives passe de l’administration d’origine à un centre de préarchivage ou à un service d’archives, avec ou sans changement de propriété. Le service versant reçoit un bordereau de versement, confirmation écrite du versement

Classement
Opération intellectuelle consistant à ordonner des documents selon un plan reflétant la structure interne des organismes producteurs des fonds, conformément au principe du respect des fonds et à celui du respect de l’ordre primitif ou, en cas d’impossibilité d’application de ces deux principes, selon d’autres critères (chronologiques, géographiques, alphabétiques ou thématiques)

Conservation
Ensemble des procédés et des mesures (Pdf | 723 Ko) destinés à assurer d’une part la protection physique des archives contre tous les agents de détérioration, d’autre part la remise en état par la restauration des documents endommagés

Communication
Mission fondamentale consistant à mettre les documents à la disposition du public. Cela implique entre autres la confection d’instruments de recherche (inventaires, répertoires, guides), la publication de sources et l’organisation d’expositions.