Politique de gouvernance des documents électroniques à l’Etat de Genève
Les ressources documentaires d’une institution ont pour but de confirmer les droits des personnes physiques ou morales, de répondre aux obligations légales, de renseigner sur des questions essentielles, de permettre la prise de décision et d’appuyer la réflexion et l’analyse grâce à un historique des dossiers assuré par la traçabilité des processus et des procédures. Une bonne gouvernance n’est possible qu’avec tous ces éléments. La gestion des documents papier est adéquatement gérée grâce aux outils de gestion de l’information. Mais le contexte de la gestion des documents a aujourd’hui évolué et les processus de travail ont profondément changé: alors que les projets de cyberadministration se multiplient, les documents électroniques sont de plus en plus utilisés dans les transactions et leur valeur légale est reconnue. La fragilité des supports d’information électronique ainsi que le problème de l’obsolescence des formats représentent une menace pour des ensembles de données dont la constitution a souvent coûté des sommes considérables à l’Etat. Il est ainsi indispensable de se munir d’une politique de gouvernance des documents électroniques créés, gérés et conservés dans les divers systèmes d’information.
Le document ci-dessous est une référence qui pose le cadre général d’une bonne gouvernance des documents électroniques. Il concerne les documents pendant leur durée de vie dans l’administration. Les exigences fonctionnelles et les directives techniques sont exclues de ce document mais en constituent des annexes.
Annexes
Dématérialisation des documents à valeur probante
Les projets de dématérialisation se multiplient dans l’administration. On entend ici par dématérialisation la numérisation (scan) d’un document papier. Suite à la numérisation en masse, les services souhaitent détruire les documents papier originaux, pour des raisons de gain de place et de facilité de gestion. Dans le cas des documents papier à valeur probante, la dématérialisation pose la question de leur authenticité et de la conservation de leur valeur probante. Le document numérisé conserve-t-il sa valeur probante ? Est-il possible de détruire le document papier et de ne conserver que le document numérisé? Qui est responsable de garantir la valeur probante d’un document scanné? La présente directive a pour objectif de répondre à ces questions en fixant les responsabilités des intervenants (métier et services informatiques). Ce document ne traite pas la question des documents nés-numériques.
- Directive transversale: dématérialisation des documents à valeur probante
- Guide de la dématérialisation
- Annexe 1: Dématérialisation: modèle pour l’expression des besoins
- Annexe 2: Dématérialisation. Guide de conception de formulaires
Le plan de classement et son intégration sur une arborescence
Un des outils de la bonne gestion de l’information est le plan de classement, prévu par la législation. Les documents et dossiers doivent être rangés selon ces plans de classement. Un plan de classement est constitué de deux parties principales: Les dossiers relatifs aux activités de gestion et les dossiers relatifs aux activités opérationnelles. Le document ci-dessous propose un exemple de plan de classement et sa transformation en arborescence .
- Bonnes pratiques concernant le plan de classement et son intégration sur une arborescence
- Quel outil pour quel besoin?
